Effektiveres arbeiten mit einem Tagesplan

(Lesezeit: circa 3 Minuten)

 

Je besser Du Deinen Alltag planst und strukturierst, desto mehr wirst Du erledigen können. Besonders effektiv sind Pläne, wenn sie vorab schriftlich notiert werden. Das schriftliche Planen hilft Dir einen besseren Überblick über anstehende Aufgaben zu verschaffen. Du kannst entscheiden, ob Du lieber jeden einzelnen Tag durchplanst oder Dir einen Wochenplan erstellst. Es gibt zwar auch  noch die Möglichkeit einen Monatsplan zu notieren, davon würde ich Dir allerdings abraten. 

Ich persönlich nutze seit langem einen Tagesplan. Dies muss aber jeder für sich selbst entscheiden. Am Anfang hört es sich erstmal nach viel Arbeit an, einen solchen Plan zu schreiben, aber es wird sich garantiert lohnen! Nimm Dir entweder ein Notizbuch, einen Kalender oder ein Block zur Hand und notiere alles, was Du am Tag / in der Woche erledigen willst. Ich nehme mir bei meinem Tagesplan immer etwas Zeit am Vorabend und plane den nächsten Tag.

 

Warum das Planen hilft

Es verursacht einen negativen Stress, wenn Du auf einmal zu viele Aufgaben erledigen musst. Ich denke jeder kennt dieses Gefühl der Blockade einer Überforderung. Du weißt nicht welche Aufgaben Du zuerst erledigen sollst, fühlst Dich gestresst, reagierst gereizt und Deine Produktivität sinkt rapide. Wieso entsteht dieses Gefühl der Überforderung? Weil Du keine Struktur in Deinem Alltag hast. Genau deswegen lohnt sich das Schreiben von Tages- oder Wochenplänen. Wenn Du effizienter und produktiver arbeiten willst, wirst Du an einer Tagesplanung nicht vorbeikommen.

 

Folgende Schritte helfen Dir zu einem optimalen Tagesplan

Heutzutage gibt es unzählige Methoden und Tipps, wie Du Deinen Alltag planen und besser organisieren kannst. Ich habe Dir ein paar grundlegende Schritte zusammengestellt, welche zwar an sich einfach sind, aber Dich bereits um einiges weiterbringen.

 

Tipp #1: Plane am Abend vorher bereits den nächsten Tag

Im ersten Schritt musst Du Dich fragen, welche Aufgaben wirklich wichtig sind. Hier solltest Du auch Deine persönliche Ziele nicht außer Acht lassen. Schreibe alles in Deinen Tagesplan, damit Du nichts vergisst.

Tipp #2: Priorisieren Deine Aufgaben

Versuche Deine Aufgaben zu priorisieren. Beginne mit Deiner Liste (Tagesplan) mit den großen wichtigen Aufgaben. Genau diese Planung wird dir am Ende helfen. Die Aufgaben kannst Du am Tag wie eine Checkliste abhaken.

Tipp #3: Plane Dir einen Zeitpuffer ein

Schätze bei jeder Aufgabe die dafür benötigte Zeit. Plane bei jeder Aufgabe noch circa 10 bis 15 Prozent Zeit für Unvorhersehbares dazu.  

Tipp #4: „Eat the frog“

„Eat the frog“ heißt im Englischen eine Methode, die besagt, dass man mit der unangenehmsten und schwierigsten Aufgabe beginnen soll.  

Tipp #5: Fasse ähnliche Aufgaben zusammen

Du arbeitest effektiver, wenn du ähnliche Aufgaben zusammenfasst. Beispielsweise führe Deine anstehenden Telefonaten wenn möglich nacheinander, oder beantworte an festen Zeitpunkten Deine Mails. 

Tipp #6: Reserviere feste Zeiten für Dich

Plane für Dich feste Zeiten für Deine Freizeit ein. Egal, ob es für Treffen mit Freunden ist, Kino, Sport oder Zeit mit der Familie zu verbringen. Der Ausgleich zur Arbeit ist wichtig. 

 

 

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